I næringslivet trenger vi ofte å få fart på samtaler og transaksjoner med kunder.Men noen samtalesnarveier bør bare ikke brukes.

Takket være tekst er akronymer og forkortelser mer vanlig i dag enn noen gang.Vi leter nesten alltid etter en snarvei, enten vi sender e-post, chatter på nett, snakker med kunder eller tekster dem.

Men det er farer i forkortet språk: I mange tilfeller kan det hende at kunder og kolleger ikke forstår den kortere versjonen, noe som forårsaker feilkommunikasjon og tapte muligheter til å skape en god opplevelse.Kunder kan føle at du snakker over, under eller rundt dem.

På forretningsnivå fremstår «tekstsnakk» som uprofesjonelt i nesten alle situasjoner utenom vennlige mobiltelefonsnakk.

Faktisk kan dårlig skrevet kommunikasjon med kunder og kolleger til og med sette karrierer i fare, fant en undersøkelse fra Center for Talent Innovation (CTI).(Merk: Når du må bruke akronymer, er den forrige setningen et eksempel på hvordan du gjør det bra. Se hele navnet ved første gangs omtale, sett det akronymet i parentes og bruk akronymet gjennom resten av den skriftlige meldingen.)

Så når det gjelder å kommunisere med kunder via en hvilken som helst digital kanal, er dette hva du bør unngå:

Strengt tekstsnakk

Mange såkalte ord har dukket opp med utviklingen av mobile enheter og tekstmeldinger.Oxford English Dictionary har gjenkjent noen vanlige tekstforkortelser som LOL og OMG.Men det betyr ikke at de er OK for forretningskommunikasjon.

Unngå disse mest brukte forkortelsene i all elektronisk kommunikasjon:

• BTW - "Forresten"
• LOL - "Ler høyt"
• U - "Du"
• OMG - "Herregud"
• THX - "Takk"

Merk: Fordi FYI eksisterte i forretningskommunikasjon lenge før tekstmeldinger, er det for det meste fortsatt akseptabelt.Bortsett fra det, bare stave ut hva du egentlig vil si.

Tvetydige termer

Si eller skriv ASAP, og 99 % av folk forstår at du mener «så snart som mulig».Selv om dets mening er universelt forstått, betyr det faktisk veldig lite.En persons mening om ASAP er nesten alltid ganske forskjellig fra personen som lover det.Kunder forventer alltid ASAP å være raskere enn det du kan levere.

Det samme gjelder EOD (slutt på dagen).Dagen din kan ende mye tidligere enn en kundes.

Derfor bør ASAP, EOD og disse andre tvetydige akronymene unngås: NLT (senest) og LMK (gi meg beskjed).

Bedrifts- og industrisjargong

«ASP» (gjennomsnittlig salgspris) kan være like populær på arbeidsplassen din som ordene «lunsjpause».Men det har nok liten eller ingen betydning for kundene.Alle sjargonger og forkortelser som er felles for deg – fra produktbeskrivelser til offentlige tilsynsorganer – er ofte fremmede for kundene.

Unngå å bruke sjargong når du snakker.Når du skriver, er det imidlertid OK å følge regelen vi nevnte ovenfor: Stave det ut første gang, sett forkortelsen i parentes og bruk forkortelsen når den nevnes senere.

Hva å gjøre

Snarveisspråk – forkortelser, akronymer og sjargong – i tekstmeldinger og e-post er OK i et begrenset antall situasjoner.Bare husk disse retningslinjene:

Bare skriv det du vil si høyt.Vil du banne, si LOL eller dele noe konfidensielt eller personlig med kolleger eller kunder?Sannsynligvis ikke.Så hold disse tingene ute av skriftlig profesjonell kommunikasjon også.

Pass på tonen din.Du er kanskje vennlig med kunder, men du er sannsynligvis ikke venner, så ikke kommuniser som du ville gjort med en gammel venn.I tillegg skal forretningskommunikasjon alltid høres profesjonell ut, selv når det er mellom venner.

Ikke vær redd for å ringe.Ideen om tekstmeldinger og, i de fleste tilfeller, e-post?Korthet.Hvis du trenger å videresende mer enn én tanke eller noen få setninger, bør du sannsynligvis ringe.

Sett forventninger.Gi kundene beskjed når de kan forvente tekst- og e-postsvar fra deg (dvs. vil du svare i helgene eller etter arbeidstid?).

Kopier fra Internett-ressurser